Wie kann ich Unterlagen und Dokumente Digital unterschreiben?

Es gibt mehrere Wege, wie man Unterlagen digital unterschreiben kann. Zum Beispiel eine Unterschrift einscannen und als Bild speichern. Oder eine qualifizierte Digitale Signatur mit einem Chip-Leser. Aber ganz praktisch geht es mit unserem WhatsSign-Tool. Du lädst Dein Dokument als PDF in Deinen Account hoch und kannst dann online mit Finger am Handy oder am Tablet oder mit der Maus am PC/Notebook unterschreiben.

Entweder für Dich selbst oder einen Unterschriftenlink an jemand anderen wie einen Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner senden. 

Wichtig, eine eingescannte Unterschrift kann von anderen Personen missbraucht werden.
Besser ist es wie bei unserem WhatsSign Tool einen Unterschriften-Link zur Unterschrift senden und dann von der Person am Handy, Tablet oder PC/Notebook unterschreiben lassen. Bei WhatsSign passiert das alles im Browser und muss nichts herunterladen oder vorher installieren. Nur den Link öffnen, Unterlagen anschauen und mit Finger am Display unterschreiben. Fertig – sofort bekommt der Empfänger und Absender das unterschriebene Dokument als PDF zugesandt. 

Wie bekomme ich eine Unterschrift in ein PDF?

Ohne Zusatztools wie Acrobat Reader oder WhatsSign leider gar nicht. Man braucht immer ein kleines Werkzeug dazu.
Mit WhatsSign das PDF hochladen, die Stelle markieren und dann z.B. mit der Maus am PC oder mit Finger auf dem Smartphone/Tablet unterschreiben. 

Ist eine PDF Unterschrift gültig? – Ja

Bereits seit 2014 gibt es ein EU-Gesetz, dass die Online Unterschrift in ganz Europa zulässt. Mit WhatsSign sieht man auch gleich mit Datum und Uhrzeit, wann die Unterschrift vom Empfänger unterschrieben wurde. Außerdem wird das Dokument selbst über den Unterschriften-Link per WhatsApp oder per E-Mail oder Messenger zum Empfänger gesendet. So ist maximale Sicherheit gewährleistet. 

Wie kann ich ein PDF-Formular unterschreiben?

Klassisch geht es natürlich mit Ausdrucken, unterschreiben, einscannen und über einen PDF-Drucker wieder als PDF speichern. Das eingescannte Papier dann wieder wegwerfen. Aber praktisch ist das halt nicht. 

Praktischer geht es mit WhatsSign, dann kann das PDF gleich im WhatsSign Account hochgeladen und Online am PC/Notebook/Mac oder am Smartphone oder Tablet im Browser unterschreiben werden. 

Kann ich auf von Linux aus unterschreiben? – Ja

WhatsSign arbeitet auf allen modernen Internet-Browsern. Ob Chromium, Opera, Mozilla Firefox, Chrome, Safari, Edge oder einen anderen aktuellen Browser. WhatsSign kann von allen Betriebssystemen benutzt werden.

Wie kann ich auf dem Handy unterschreiben?

Ganz einfach auf dem Handy (Smartphone) unterschreiben. Dazu das PDF in web.whatssign.com in den Online-Account hochladen und die Stelle markieren, die unterschrieben werden muss. Dann den Unterschriften-Link in WhatsSign auf dem Handy öffnen und mit Finger auf dem Display von unterschreiben.

Reicht eigentlich nicht eine eingescannte Unterschrift aus?

Eine eingescannte Unterschrift ist keine handschriftlich, persönliche Unterschrift. Hier kommt es darauf an, ob die persönliche Unterschrift benötigt wird. Mit WhatsSign wird eine eindeutige, persönliche und handschriftliche Unterschrift erstellt. Nur eben auf dem PDF und nicht auf Papier, das ist der einzige, aber wichtige Unterschied.

Zudem wird sogar festgehalten, wann und zu welcher Uhrzeit die Unterlagen unterschrieben worden sind. Das kann ein Papier-Dokument schon mal nicht so ohne weiteres. Also eine zusätzliche Absicherung beim Unterschreiben von Dokumenten.

Kann man auch ausfüllbare PDF’s oder PDF-Portfolios verwenden?

Bei ausfüllbaren PDF-Dokumenten oder bei sogenannten PDF-Portfolios (mehrere verschiedene PDF-Dokumente in einer PDF-Datei) liegt ein Sonderfall vor. Diese bitte vor dem Upload in WhatsSign als PDF „ausdrucken“, damit der Inhalt mit dem PDF verschmilzt. Anschließend das „gedruckte“ PDF zur Unterschrift hochladen. 

Zum Ausdrucken von PDF hat Windows einen Standard Microsoft PDF-Drucker an Board oder Sie verwenden einen PDF-Druckertreiber wie PDF24.


WhatsSign ist elDAS konform – was bedeutet das?

Seite Juli 2016 ist die „elDAS-Verordnung“ unter der EU-Norm 910/2014 in Kraft getreten. Alle EU-Mitgliedsländer müssen diese umsetzen. Die Richtlinie 1999/93/EG über elektronische Unterschriften wurde damit ersetzt und hat damit für die ganze EU eine Rechtsgrundlag für elektronische Unterschriften geschaffen. Die eIDAS-Verordnung soll Bürgern, Firmen und öffentlichen Einrichtungen eine sichere elektronische Übertragungen von Unterschriften über EU-Grenzen hinweg ermöglichen.

Dabei wird in 3 Unterschriften-Typen unterschieden. Einfache, Fortgeschrittene und qualifizierte digitale Signatur. Bei der einfachen Unterschrift kann das eine eingescannte Unterschrift oder z.B. ein Klick auf eine Website im Bestellformular sein, in dem steht „Hiermit nehme ich das an“.

Bei WhatsSign handelt es sich um eine Form der Fortgeschrittenen, digitalen Signatur nach elDAS. Hier kann keine eingescannte Unterschrift verwendet werden, sondern es wird eine eindeutige, persönliche Unterschrift erstellt, die auch nur einmal vom Empfänger unterschrieben werden kann. Die Identifizierung erfolgt über die Zusendung des einmal gültigen Unterschriftenlinks, persönlich zum Unterzeichner. Eine nachträgliche Änderung der Unterschrift ist technisch nicht möglich. Weder vom Empfänger, noch vom Absender. Außerdem wird Datum und Uhrzeit der Unterschrift protokolliert, wann diese exakt durchgeführt wurde. 

Bei der dritten Form handelt es sich um die qualifizierte, digitale Signatur mit Hilfe von Lesegeräten und z.B. dem elektronischen Personalausweis mit persönlicher PIN. Diese Form wird aktuell noch sehr selten in der Praxis verwendet.



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Welche PDF-Formate können verwendet werden?

WhatsSign unterstützt Dokumentenvorlagen im DIN A4 Hoch- und Querformat. Andere Dokumentenabmessungen werden nicht unterstützt.

BGH-Urteil – PDF müssen nicht gedruckt und gescannt werden

BGH Urteil III ZB 4/23 vom 30.11.2023 – PDF Dokumente müssen nicht mehr für eine Signatur ausgedruckt und gescannt werden. 
Link zum Nachlesen beim Bundesgerichtshof
 

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