Eigentlich brauchst Du kein Handbuch. Der Ablauf geht wie folgt:
1. PDF hochladen
2. Stelle für die Unterschrift/en im PDF markieren
3. Unterschriften-Link per WhatsApp oder E-Mail verschicken
Wenn Du es ausführlicher haben möchtest, hier gleich ein PDF mit allen Funktionen für die Online-Unterschrift zur Ansicht oder zum Download.
Online-Anleitung
Mit dem Benutzernamen und Passwort einloggen, dass nach der Freischaltung und Bezahlung der Jahresgebühr zugeschickt wurde.
Login-Adresse: https://web.whatssign.com
Einfach auf Eingeloggt bleiben klicken, wenn häufiger am Tag Dokumente verschickt werden müssen.
Dokument vorbereiten
Nach dem Einloggen nun ein PDF hochladen , das schon vorbereitet ist oder direkt in WhatsSign auch ein Text-Dokument für die Unterschriften erstellen.
Im Bereich Einstellungen können Text-Dokumente, die häufig als Vorlage benötigen werden hinterlegt werden.
Auch ein eigenes Briefpapier können für die Text-Dokumente dort hinterlegt werden, dass dann beim Versand der Text-Dokumente benutzt wird.
Als erstes Beispiel sieht man hier, wie ein PDF-Dokument hochgeladen und vorbereitet wird.
Empfänger angeben
Hier zumindest einen Namen vom Empfänger eingeben, sowie die E-Mail Adresse und den Betreff worum es geht.
Optional können auch weitere Infos hinterlegt werden, die aber nicht zwingend notwendig für den Versand sind, aber hinterher im Dokumenten-Archiv beim Auffinden behilflich sein können.
Im unteren Bereich könnten weitere Dateien, wie Fotos, Prospekte etc. mit zum Dokument hochladen. Nun auf SPEICHERN klicken.
Die Stellen für die Unterschriften werden im Anschluss markiert.
Stellen für die Unterschriften markieren
Nun auf UNTERSCHRIFT hinzufügen klicken, um auf den gewählten Seiten die Stellen zu markieren, die unterschrieben werden sollen. In diesem Beispiel ist nur eine Seite im Dokument. Es können beliebig viele Unterschriften hinzugefügt werden.
Mit Maus die Stelle markieren
Bitte oben rechts den Namen vom Empfänger eintragen und an der Stelle, an der die Unterschrift stehen soll die linke Maustaste am Computer drücken.
Auf der linken Maustaste drauf bleiben und die Maus nach rechts unten schieben, so dass ein rotes Feld angezeigt wird. Das ist dann die Stelle, an der die Unterschrift stehen soll.
Alle Stellen markieren, die der Empfänger unterschreiben soll.
Anschließend können noch weitere Empfänger oder man sich selbst oben rechts auswählen und als Absender hinzufügen, sowie weitere Unterschriften-Felder mit der Maus im Dokument erstellen.
Sobald alle Unterschriftenfelder markiert sind, bitte auf SPEICHERN klicken. Hier hat man noch einmal die Möglichkeit das Dokument zu prüfen oder die Unterschrift zu ändern, bevor es verschickt wird.
Nun ist das Dokument für den Versand fertig.
Alles passt? Dann unten auf SPEICHERN klicken.
Mehrere Versand-methoden
Hier gibt es nun mehrere Versandmöglichkeiten, das Dokument zu verschicken. Entweder den Link in die Zwischenablage kopieren und dem Empfänger per Messenger, E-Mail oder über WhatsApp zusenden.
Auch direkt per E-Mail kann hier gleich das Dokument geschickt werden. Einfach das E-Mail Formular ausfüllen und unten auf Versenden klicken.
Der Unterschriften-Link kann natürlich auch auf einem Tablet-PC gleich geöffnet werden, wenn z.B. ein Kunde gerade im Laden steht und wie hier die Kündigung vom Mobilfunkvertrag gleich unterschreiben soll.
Vorsicht Grauzone: Als Firma darf man mit privaten Endkunden meistens nicht mit WhatsApp sich austauschen, bzw. den Kontakt mit der Handynummer auf dem Firmenhandy speichern.
Der Unterschriftenlink selbst kann aber ohne weiteres per WhatsApp verschickt werden, wenn der Kontakt noch nicht gespeichert wurde. Sicherer ist es aber nach DSGVO wenn der Link per E-Mail verschickt wird oder gleich an Ort und Stelle vom Kunden unterschrieben wird.